Ansatte (brukere)

Alt man trenger og vite om hvordan ansatte modulen fungerer.

Funksjonen "Ansatt" er en av de mest sentrale i GO Digital. Det er her du oppretter nye brukerkontoer til dine ansatte og deaktivere kontoer til ansatte som avslutter sitt arbeidsforhold eller som ikke lenger skal ha tilgang.

I tillegg kan du legge til kontaktinfo og en stor mengde annen nyttig informasjon om dine ansatte.

Dette verktøyet er også laget slik at det sørger for at informasjonen du lagrer om dine ansatte er i henhold til GDRP-reglene. Det er svært viktig for alle virksomheter at innhenting og lagring av informasjon skjer i henhold til dette regelverket, hvis ikke risikerer du å bryte loven og myndighetene kan sanksjonere.

Ansatteoversikten

For å få tilgang til oversikten over dine ansatte velger du "Personalstyring" i menylinjen øverst og så "Ansatte".

Du får så opp en oversikt over alle virksomhetens registrerte brukere og kontaktinfo til disse, samt status på deres ansettelsesforhold. Dersom du har et stort antall brukere registrert kan du søke på en spesifikk bruker ved å benytte søkefeltet til venstre. 

Type brukere

Oversikten er delt opp i 3 kategorier hvor hver kategori har sin fane:

  • Aktive brukere
  • Inaktive brukere
  • Kontakter

Aktive brukere er de brukere som har tilgang til GO digital og som har et aktivt arbeidsforhold.

Inaktive brukere er de brukere som enten er avsluttet eller satt som inaktive.

Kontakter er en oversikt over de kontaktpersoner som er hentet ned fra et integrert regnskapssystem.

Type status på en bruker

Hver bruker har sin egen status, og status kan endres direkte i oversikten over alle brukerne. Statuser som er mulig og benytte er:

  • Ny
  • Avsluttet
    • Konto avsluttes og bruker mottar sms og epost med informasjon om at konto er stengt og tilgang er trukket tilbake.
    • Med integrasjon mot regnskap settes også en sluttdato
  • Inaktive
    • Konto settes til inaktiv og bruker får ikke lenger tilgang
    • Med integrasjon blir ansatt ikke påvirket i regnskapssystem
  • Prøveperiode
    • Settes når nye brukere legges til
  • Lærling
  • Fast ansatt
  • Innleid
  • Innleid avsluttet
  • Ikke satt
  • Kontakt

Opprett ny bruker (ansatt)

For å registrere en ny bruker klikker du på handlingsmenyer i øverste høyre hjørne, og der knappen Legg til bruker.

Du får så opp et skjema hvor du fyller inn relevant informasjon om den ansatte. Legg merke til at brukerens påloggingsinfo vil bli sendt til den e-postadressen og mobilnummeret som vedkommende blir registrert med.

NB! Det er svært viktig at ansattnummeret du registrerer brukeren med er det samme som det ansattnummeret vedkommende er registrert med i deres lønn/regnskapssystem. Disse nummerne må matche for at automatisk lønnskjøring via eksportfiler skal fungere. Det samme gjelder ved eventuelle integrasjoner.

Trykk "Lagre" og registreringen er fullført. Den ansatte vil motta sin påloggingsinfo på e-post og sms.

Brukerprofil

For å se på og registrere/endre ytterligere informasjon om dine ansatte kan du gå inn på den enkeltes profil via personaloversikten. Trykk på navnet til den personen du ønsker å se nærmere på for å se profilen.

Det er kun brukere med rollen Admin_HR som får tilgang til brukerprofiler.

Øverst i den ansattes profil har du fire faner: "Personlig", "Arbeid", "Samtaler" og "Varslinger".

"Personlig" lar deg se og endre informasjon som for eksempel kontaktinfo og kontonummer. Du kan også registrere barn den ansatte har forsørgeransvar for. Dette er svært nyttig, ettersom systemet bruker denne informasjonen til å automatisk beregne antall egenmeldingsdager den ansatte har tilgjengelig i forbindelse med syke barn. Dette vil komme frem når den ansatte skal registrere sykefravær.

"Arbeid" inneholder informasjon som er relevant for den ansattes arbeidsforhold i virksomheten, for eksempel stillingstittel, stillingsprosent og lønn. Her kan du også endre status på den ansatte og du kan velge å avslutte vedkommendes arbeidsforhold. Den ansatte vil da ikke lenger ha tilgang til sin konto i systemet.

"Samtaler" lar deg lagre all dialog med den ansatte på en enkel og effektiv måte. Her kan du for eksempel laste opp referat fra medarbeidersamtaler og lignende, slik at dette blir oppbevart trygt i skyen.

"Varslinger" lar deg sette de varslinger en bruker ønsker og benytte i forbindelse med oppgaver når en bruker er tilknyttet en oppgavel. Disse innstillingene kan settes av både Admin-HR og brukeren selv.

Oppgradering av abbonement

For å oppgradere/bestille lisenser klikker du på handlingsmenyer i øverste høyre hjørne, og deretter knappen Oppgrader.

Et nytt vindu vil bli synlig og her må man angi det antall nye lisenser man ønsker og bestille. Det sendes en bestilling til support som behandles i GO admin hvor bestiller får beskjed hvis ordre blir akseptert eller avslått. Ved aksept økes antall lisenser i GO digital automatisk.

Som bruker vil man også se en advarsel vis antall lisenser er oversteget med link til oppgrader skjema, og når antall lisenser overstiges vil funksjonen for å invitere brukere bli deaktivert frem til antallet ikke lenger er oversteget.