Arbeidsflyt eksempel #1

Opprett tilbud i tripletex og konverter tilbud til prosjekt. Legg til sjekklistemal og opprett oppgave for arbeid som skal utføres. Når arbeid er ferdig overfør grunnlag til regnskap og fakturer, men kopi av sjekkliste.

Admin og ledere

Start med å lage et nytt tilbud i Tripletex under kategorien faktura i hovedmenyen, og send deretter tilbud til kunde.

Ved opprettelse av tilbud angi mest mulig detaljer for å gjøre arbeidet enklere i etterkant.

Hvis kunden aksepterer tilbudet kan du gå inn på tilbudet i Tripletex og trykke på knappen med 3 prikker nederst på skjermen og velg opprett prosjekt. Fyll inn prosjektnavn, prosjektleder og angi en startdato.

Har du lagt til ordrelinjer på tilbud vil disse bli med over i prosjektet og ligger som ordrelinjer under fanen ordrelinjer. 

Når prosjekt blir opprettet i Tripletex vil prosjektet også bli opprettet i GO digital.

Gå så til GO digital og inn på korrekt prosjekt og legg så til nødvendige sjekkliste maler som skal brukes for å kvalitetssikre arbeidet som skal utføres.

Legg så til eventuelle deltagere som skal utføre arbeidet og fylle ut skjemaer. Deltagere som legges til prosjektet i GO digital vil også bli lagt til i Tripletex automatisk. Anbefaler at deltagere legges til når man vet når arbeidet skal utføres for å ungå unødvendig distribuering av feilinformasjon.

Opprett så en oppgave med tittel, beskrivelse, adresse og eventuelt medlemer og dato når dette er kjent. Når dato + medlem er satt vil oppgaven bli tildelt de aktuelle brukere som er angitt og brukerne får et varsel på e-post og sms.

Brukere

Nå som en oppgave er tildelt kan brukere akseptere eller avvise oppgave på mobil APP og starte arbeidet. Underveis kan brukere legge til produkter og timer som senere kan overføres til tripletex for fakturering.

Før arbeidet fullføres må brukere fylle ut sjekkliste skulle dette være aktuelt ved å navigere til media - nytt skjema på mobil APP.

Når arbeidet er ferdig må brukere trykke på fullfør og leder vil dermed få varsel om at oppgaven er fullført. 

Leder

Nå som sjekklister og oppgaver er fullført kan leder behandle dette på prosjektet i GO digital.

En sjekkliste overføres til dokumentsenter på prosjekt i Tripletex når sjekklisten er godkjent, og har man integrasjon mot boligmappen kan sjekklisten sendes videre dit.

En oppgave med underliggende produkter kan overføres til ordrelinjer på prosjekt i Tripletex ved at underoppgaver markeres og sendes opp til regnskap. Flere underoppgaver med samme produkter vil grupperes for bedre oversikt.

Timer som er registrert mot en oppgave eller parallelt kan godkjennes i timelisten i GO digital og blir dermed overført til Tripletex.

Når alt dette er behandlet og overført kan man fakturere alt sammen i en og samme faktura i prosjektet i Tripletex. Ønsker man og ha med sjekklister som vedlegg til faktura kan dette gjøres via dokumentsenter på prosjektet i Tripletex.

Faktura lages under kontrakt fanen på prosjektet i Tripletex, og for å godkjenne/sende faktura må man navigere til faktura -> prosjektfakturering. Der vil faktura ligger klar til godkjenning/fakturering.

Ved avvik/reklamasjon

Opprett så et underprosjekt i GO digital basert på kundens tilbakemelding eller avviksmelding og opprett så en oppgave med innhold som forklarer hva som skal utføres/utbedres.