Databehandleravtale

Les om hvordan vi håndterer dine data.

Mellom

Goliath Systemer AS, org. Nr 918 889 450 MVA («Databehandler»)

og

GOLIATH SYSTEMER AS, org. nr. 918889450 («Behandlingsansvarlig»)

er avtale om behandling av personopplysninger («Avtalen») som Databehandler skal foreta for Behandlingsansvarlig som følge av avtale inngått med Databehandleren som Leverandør og Behandlingsansvarlige som Kunde av 14.09.2018.

  1. Avtalens formålDatabehandler behandler personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig på den bakgrunn som følger ovenfor.Formålet med behandlingen, varigheten av behandlingen, behandlingens art, de typer personopplysninger som skal behandles og kategorier av registrerte følger av vedlegg til Avtalen.Avtalen skal sikre at personopplysninger behandles i samsvar med de til enhver gjeldende kravene til behandling av personopplysninger, herunder bl.a. EU-direktiv 95/46/EF av 24. oktober 1995 om beskyttelse av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger som er implementert i Norge ved lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) med tilhørende forskrifter, samt kravene etter Europaparlaments- og rådsforordning om beskyttelse av individer ved behandling av personopplysninger og om fri flyt av slike opplysninger og om oppheving av direktiv 95/46/EF (personvernforordningen) som besluttet 27. april 2016, og norsk lov med tilhørende forskrifter som innføres som en følge av personvernforordningen og erstatter personopplysningsloven (i det følgende er både dagens og ny personopplysningslov omtalt som «personopplysningsloven»).Databehandler skal behandle personopplysningene på den måte som er beskrevet i Avtalen, samt på annen måte dersom dette er skriftlig avtalt mellom Databehandleren og Behandlingsansvarlig.Begreper og definisjoner benyttet i Avtalen skal forstås på samme måte som i personopplysningsloven.
  2. Behandlingsansvarliges rettigheter og plikter. Databehandlers plikterDatabehandler skal behandle personopplysningene på den måte som er beskrevet i Avtalen, samt på annen måte dersom dette er skriftlig avtalt mellom Databehandleren og Behandlingsansvarlig. Begreper og definisjoner benyttet i Avtalen skal forstås på samme måte som i personopplysningsloven. Behandlingsansvarliges rettigheter og plikter. Databehandlers plikter Databehandleren bekrefter at denne vil gjennomføre egnede tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at all behandling under denne Avtalen oppfyller kravene i personopplysningsloven og vern av den registrertes rettigheter, herunder innfrir alle kravene etter personvernforordningens artikkel 32. Se også ytterligere plikter i punkt 4. Den behandlingsansvarlig skal til enhver tid ha full rettslig rådighet over personopplysningene.Databehandleren skal bare behandle personopplysningene basert på dokumenterte instrukser fra den Behandlingsansvarlige. Databehandleren skal til enhver tid kunne dokumentere slike instrukser. Databehandler skal ikke behandle personopplysninger Databehandleren får tilgang til på annen måte enn det som er nødvendig for å utføre de oppdrag som Databehandler har for den Behandlingsansvarlige.Databehandleren skal bistå den Behandlingsansvarlige i å svare på anmodninger som den registrerte inngir med henblikk på å utøve sine rettigheter etter personvernforordningens kapittel III hensyntatt behandlingens art og i den grad det er mulig, bistår, ved hjelp av egnede tekniske og organisatoriske tiltak, samt bistå den Behandlingsansvarlige med å sikre overholdelse av forpliktelsene knyttet til personopplysningssikkerhet og vurdering av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøftinger i personvernforordningens artikkel 32 til 36, hensyntatt behandlingens art og den informasjonen som er tilgjengelig for Databehandleren. Foreligger det godkjente adferdsnormer etter personvernforordningens artikkel 40 eller godkjent sertifiseringsordning etter artikkel 42, som Databehandleren har påtatt seg å overholde eller være sertifisert etter, plikter Databehandleren å etterkomme slike adferdsnormer eller sertifiseringskrav.Databehandleren skal føre protokoll (logg) over behandlingsaktiviteter denne utfører på vegne av den Behandlingsansvarlige, som skal inneholde minimum den informasjon som er pålagt etter personvernforordningen artikkel 30. Den Behandlingsansvarlige kan til enhver tid kreve oversendt kopi av slik protokoll.Databehandleren skal gjøre tilgjengelig for den Behandlingsansvarlige all informasjon som er nødvendig for å påvise at forpliktelsene fastsatt i denne dette punkt 2 er oppfylt, samt muliggjøre og bidra til revisjoner, herunder inspeksjoner, som gjennomføres av den Behandlingsansvarlige eller en annen inspektør på fullmakt fra den Behandlingsansvarlige. Dette omfatter også å gi tilgang til sikkerhetsdokumentasjon. Den Behandlingsansvarlige har selv det direkte ansvaret overfor aktuelle tilsynsmyndigheter.Databehandleren har taushetsplikt om personopplysninger som vedkommende får tilgang til som en følge av Avtalen og behandling av personopplysningene, og skal sikre at personer som er autorisert til å behandle personopplysningene, har forpliktet seg til å behandle opplysningene fortrolig eller er underlagt en egnet lovfestet taushetsplikt. Denne bestemmelsen gjelder også etter Avtalens opphør.Databehandleren skal ikke utlevere opplysninger eller informasjon som denne behandler for den Behandlingsansvarlige til tredjepart uten eksplisitt pålegg fra den Behandlingsansvarlige. Henvendelser til Databehandleren skal Databehandleren videreformidle til Behandlingsansvarlige så raskt som mulig.Er Databehandleren av den oppfatning at en instruks fra den Behandlingsansvarlige er i strid med personvernforordningen, personopplysningsloven, eller annen regulering av behandling av personopplysninger, skal Databehandleren umiddelbart underrette den Behandlingsansvarlige om dennes oppfatning. Databehandleren plikter å utøve sine plikter etter Avtalen til tross for sin oppfatning.
  3. Bruk av underleverandørDatabehandleren skal kun benytte underleverandører til behandling av personopplysninger (underdatabehandler) som er skriftlig godkjent av den Behandlingsansvarlige og som har bekreftet å gjennomføre egnede tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at all behandling under denne Avtalen oppfyller kravene i personopplysningsloven og vern av den registrertes rettigheter.Godkjente underdatabehandlere ved Avtalens inngåelse er spesifisert i vedlegg 1 til Avtalen. Behandlingsansvarlig gir Databehandleren generell tillatelse til bruk av underdatabehandler for behandling av personopplysninger etter Avtalen.I tilfelle har planer om å benytte andre underdatabehandlere eller skifte ut underdatabehandlere, skal Databehandleren underrette den Behandlingsansvarlige om planene og dermed gi den Behandlingsansvarlige muligheten til å motsette seg slike endringer.Underdatabehandler skal være gjort kjent med Databehandlerens forpliktelser etter denne Avtalen og regelverket som regulerer behandling av Behandlingsansvarliges personopplysninger, og skal pålegges de samme forpliktelsene med hensyn til vern av personopplysninger som er fastsatt i Avtalen hvor underdatabehandler skal gi tilstrekkelige garantier for at det vil bli gjennomført tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at behandlingen oppfyller lovmessige krav. Dersom underdatabehandler ikke oppfyller sine forpliktelser med hensyn til vern av personopplysninger og kravene i Avtalen, skal Databehandleren overfor den Behandlingsansvarlige ha fullt ansvar for at underdatabehandler oppfyller sine forpliktelser.
  4. Sikkerhet og avvikDatabehandleren skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven med forskrifter. Databehandleren skal kunne dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på den Behandlingsansvarliges forespørsel.Det skal gjennomføres sikkerhetsrevisjoner jevnlig, og partene skal avtale seg imellom tidspunkter for sikkerhetsrevisjoner. Revisjonen kan omfatte gjennomgang av rutiner, stikkprøvekontroller, mer omfattende stedlige kontroller og andre egnede kontrolltiltak. Det skal avtales den Behandlingsansvarliges plikt til å dekke eventuelle ressursforbruk forbundet med utøvelse av slik revisjon.I tilfelle sikkerhets- eller personvernbrudd, skal Databehandleren varsle den Behandlingsansvarlige uten ugrunnet opphold. Melding om brudd skal minimum inneholde:Beskrivelse av arten av bruddet på personopplysningssikkerheten, herunder, når det er mulig, kategoriene av og omtrentlig antall registrerte som er berørt, og kategoriene av og omtrentlig antall personopplysningsposter som er berørt,navnet på og kontaktopplysningene til personvernrådgiveren eller et annet kontaktpunkt der mer informasjon kan innhentes,beskrivelse av de sannsynlige konsekvensene av bruddet på personopplysningssikkerheten,beskrivelse av de tiltak som er truffet eller foreslår å treffe for å håndtere bruddet på personopplysningssikkerheten, herunder, dersom det er relevant, tiltak for å redusere eventuelle skadevirkninger som følge av bruddet.Dersom ikke alle opplysninger kan gis i første melding, skal opplysningene gis suksessivt så snart de foreligger.Den Behandlingsansvarlige har ansvaret for å sende melding til tilsynsmyndighet, og Databehandler skal ikke sende slik melding eller kontakte tilsynsmyndighet uten at den Behandlingsansvarlige har gitt instruks om dette.
  5. Overføring til utlandetPersonopplysninger skal kun overføres til land utenfor EU/EØS (tredjeland) etter instruks fra den Behandlingsansvarlige. Databehandleren skal altså ikke overføre eller la personer i tredjeland på noen måte få tilgang til personopplysninger uten at Behandlingsansvarlig har eksplisitt godkjent dette skriftlig og gitt instruks om overføring eller tilgang på forhånd. Samtykke og instruks må dekke hvilke land opplysningene skal kunne overføres til. Overføring til tredjeland forutsetter, selv med samtykke og instruks, at de krav til sikkerhet og vern av de registrertes rettigheter som følger av personopplysningsloven og annet regelverk er ivaretatt.
  6. Avtalens varighet, pålegg om stans, plikter ved opphør/oppsigelseAvtalen gjelder så lenge Databehandleren behandler eller har tilgang til personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlige etter Hovedavtalen.Ved brudd på denne Avtalen, personopplysningsloven eller annet relevant regelverk, kan Behandlingsansvarlige pålegge Databehandleren å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning.Databehandleren skal, etter den Behandlingsansvarliges instruksjon, slette eller tilbakelevere alle personopplysninger til den Behandlingsansvarlige etter at tjenestene knyttet til behandlingen er levert, og sletter eksisterende kopier, med mindre det er et lovmessig krav om at personopplysningene skal fortsatt lagres. Dette gjelder også for eventuelle sikkerhetskopier, men hvor det er tilstrekkelig med å overskrive etter de etablerte rutiner for sikkerhetskopiering.Den Behandlingsansvarlige skal motta en skriftlig bekreftelse fra Databehandleren på at alle personopplysninger er returnert eller slettet i henhold til den Behandlingsansvarliges instruksjoner og at Databehandleren ikke har beholdt kopi, utskrifter eller andre former for personopplysninger i noen form.
  7. Øvrige plikter og rettigheterØvrige plikter og rettigheter følger av Hovedavtalen som gjelder mellom Databehandleren og Behandlingsansvarlige om tjenestene som nødvendiggjør behandling av personopplysninger og denne Avtale. De samme kontaktpersoner gjelder for Avtalen som etter Hovedavtalen.Denne Avtalen skal ikke utvide Behandlingsansvarliges sanksjonsmuligheter, herunder erstatningsansvar for Databehandleren, utover det som følger av Hovedavtalen. Ved eventuell overdragelse av Hovedavtalen til andre parter, skal denne Avtale overdras tilsvarende.
  8. MeddelelserMeddelelser etter denne Avtalen skal sendes skriftlig til: personvern@gosys.no
  9. Lovvalg og vernetingAvtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar Sandefjord tingrett som verneting. Dette gjelder også etter opphør av Avtalen.

DATO FOR AVTALE AKSEPT
DatabehandlerBehandlingsansvarlig

Kim Andre Heggenes-Ulleland
(sign)

Kim Heggenes
GOLIATH SYSTEMER AS

VedleggFormålet med behandlingen

Etter Hovedavtalen skal Behandligsansvarlig bruke tjenester levert av Databehandler hvor formålet er å gjøre virksomheten mer digital og effektiv. For å gjøre dette flyttes store deler av virksomhetens oppgaver over til skybasert software hvor virksomheten kan styre og utføre de daglige oppgavene på nett. De ansatte (også kalt brukere) har tilgang til å utføre en rekke tjenester på nett for å gjøre arbeidet enklere.

Varigheten av behandlingen

Behandlingen som nevnt i denne avtalen skal vare så lenge Databehandler yter tjenester etter Hovedavtalen til Behandlingsansvarlig.

Behandlingens art

Lagring og oppbevaring av personopplysninger

Typer personopplysninger som skal behandles

Følgende personopplysninger skal behandles under Avtalen:

Opplysninger som ofte behandles er:

  • Navn
  • Adresse, postnummer og poststed
  • Telefonnummer hjem og mobil
  • E-postadresse
  • Fødselsdato
  • Profilbilde

Kategorier av registrerte

Følgende kan registreres og behandles:

  • Ansatte
  • Leverandører
  • Kunder

Underdatabehandlere ved inngåelse av Avtalen

Se vedlegg

Vedlegg 1Bruk av underleverandører

Følgende underleverandører (underdatabehandlere) har inngått avtale med Goliath Systemer AS, hvor persondata kan bli behandlet for å kunne levere de tjenester bestilt av Kunde.

  1. Terrahost ASDette er en av våre serverleverandører hvor all data lagres og oppbevares i trygge og sikre omgivelser.Data som lagres er navn, telefonnummer, mobilnummer, e-postadresse, kjønn, fødselsnummer, adresse, postnummer, poststed, sivilstatus, ansattnummer, ansettelsesdato, stillingsprosent, type stillingOm man er Tillitsvalgt, verneombud, brannvern eller BAS/formann.
  2. Cosmos ITDette er en av våre serverleverandører hvor all data lagres og oppbevares i trygge og sikre omgivelser.Data som lagres er navn, telefonnummer, mobilnummer, e-postadresse, kjønn, fødselsnummer, adresse, postnummer, poststed, sivilstatus, ansattnummer, ansettelsesdato, stillingsprosent, type stillingOm man er Tillitsvalgt, verneombud, brannvern eller BAS/formann.
  3. Zirius RegnskapGoliath Systemer AS har integrasjoner mot Zirius hvor det sendes data relatert til timer som er arbeidet og kjøreturer logget fra GPS levert av Guard Systemes AS.Data som sendes er: Ansattnummer, navn, prosjekter, avdelinger, oppgaver, timer, tidspunkt for arbeid, pauser, antall km og utlegg.
  4. Aartun RegnskapsserviceDette er Goliath Systemer sin egen regnskapsfører og i den forbindelse blir det fakturert ut mot kunde hvor enkelt opplysninger blir nevnt i faktura sammenheng.Data som brukes er virksomhetens navn, adresse, postnummer, poststed, telefon og e-post samt navn på kontaktperson/referanse.
  5. NextcomDette er Goliath Systemer sitt salgsverktøy / CRM system hvor opplysninger om kundens virksomhet blir oppbevart for å kunne gjennomføre en god oppfølging under kundeforholdet.

Det er inngått egne databehandleravtaler med de nevnte underdatabehandlerne for å trygge bruken av våre systemer. Våre partnere har den samme taushetsplikten som vi har. Personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS..

Vedlegg 2Tekniske beskrivelse

  1. Tilgang til dataTilgang til data er kun tilgjengelig for Teknisk ansvarlig og Daglig leder i Goliath Systemer hvor disse er underlagt taushetsplikt ovenfor den data som er tilgjengelig.Teknisk ansvarlig er Jørgen Rudolph LåkerDaglig leder er Kim Andre Heggenes-Ulleland
  2. Lagring av dataOppbevaring og lagring av data er splittet på separate databaser i MySql. Databaser er splittet opp per kunde for å gjøre sikkerheten bedre. Det er kun kunden og igjen andre kunder som på noen som helt måte vil kunne få tilgang til sin data ved bruk av denne metoden.
  3. Server oppsettServere er definert og stilt inn på den metoden som gir kunden den beste sikkerheten og tryggheten mot databrudd, inntrengere og nedetid.Servere er delt opp i 3 lagLag 1 – Server for websiden som er synlig for kunden på internettLag 2 – Server for applikasjon som lar kunden bruke systemet. Her ligger det en brannmur mellom lag 1 og 2.Lag 3 – Server for oppbevaring av data som er begrenset slik at applikasjonen i lag 2 med sin unike IP-Adresse er den eneste som kan få tilgang til Lag 3.
  4. BackupDet er satt opp en service som utfører en backup av kundens database som inneholder av lagret data til faste tider som utføres 1 gang pr døgn.Backup innehar en system recover funksjon som lar oss gjenopprette all data innen rimelig tid som er ca max 30 min.
  5. FeilsøkingVed en feil som blir rapportert fra kunde eller internt er første trinn å gjenskape feilen på lokale og test servere som er uavhengige fra kundens systemer.Når feilen er gjenskapt utfører man en analyse for å isolere hva som er feil og hvor feilen ligger i systemet.Når feilen er avdekket så blir feilen utbedret på lokale og test servere i utviklingsmiljøet, hvor det blir utført tester som sikrer at feilen er utbedret.Kunden blir informert via interne meldingssystemer om at feilen er avdekket og fikset og man blir enige om tidspunkt for å pushe fiks til live server.Når fiksen er pushet blir det i tillegg utført en test på live servere for å kvalitetssikre at feilen er fikset og fungerer som den skal.
  6. Data på avveieSkulle data komme på avveie blir det raskt tatt en vurdering av omfanget, alle berørte kunder og personer blir varslet og berørte servere ved høy risiko stenges for å hindre videre brudd.Ved risiko for de registrerte sine rettigheter og friheter varsles Datatilsynet innen 72 timer om hva som har skjedd ved bruk av vårt utarbeidet avviksskjema for disse tilfeller.Det vil bli gjort en analyse for å avdekke hvilken data som er på avveie slik at tiltak kan utføres så raskt som mulig.