Ik- og KS-systemer

Alt man trenger og vite om hvordan man jobber med rutiner.

IK- og KS-systemer er en modul hvor man kan legge til rutiner i forbindelse med:

  • HMS
  • Kvalitetssikring
  • HMS-plan
  • Personvern (GDPR)

Det kan enten legges til rutiner fra et mal bibliotek eller man kan opprette rutiner uten mal. Når en rutiner er lagt til så kan man markere flere rutiner og lage en PDF med innholsfortegnelse som kan deles med de ansatte eller man kan koble rutiner til et prosjekt som prosjektdeltagere igjen kan søke opp i sin GO digital app.

Hvordan det gjøres

Naviger til HMS & KS i hovedmenyen og velg IK- og KS-systemer fra menyen. En tabell vil vises fordelt på fire faner som nevnt ovenfor og i hver fane listes opp de rutiner som er opprettet eller lagt til fra mal bibliotek.

For å opprette en rutine må man trykke på Opprett dokument og et nytt skjema vil vises. Fyll så ut alle feltene på best mulig måte og lagre når alt innhold er på plass. Når skjema lagres vil rutine legges til under korrekt fane basert på hvilken kategori som ble valgt.

Når en rutiner er laget vil denne bli representert som en rad i tabellen med en rekke detaljer. På høyre side har man tre knapper:

  • Forhåndsvis
  • Rediger
  • Slett

Forhåndsvis

Når en rutine forhånsvises vil man se rutinen slik den vil se ut hvis man lager en PDF eller kobler rutine til et prosjekt. For å forhpndsvise en rutine trykke på man øye-symbolet.

Rediger

For å redigere en rutine trykker man på blyant-symbolet og rutinen vil åpnes i skjema med mulighet for å redigere innholdet. Husk og lagre for at endringer skal blir med.

Slett

For å slette en rutine trykker man på søppeldunk-symbolet, da vil rutinen bli slette og er rutine koblet til et prosjekt vil denne også bli fjernet.

Hvordan legge til rutiner fra mal bibliotek

Naviger til Innstillinger > HMS-rutiner og trykk så på Legg til mal knappen for å legge til de maler man ønsker. Legg til maler ved å trykke og markere rutinen og lagre når alle maler er valgt.

Når en mal er lagt til vil denne kunne redigeres i IK- og KS-systemer modulen, og trenger man ikke lenger en mal kan man slette denne ved å trykke på søppeldunk-symbolet.

Alle maler som legges til får revisjonsdato til den dato malen er lagt til og det vil stå at malen er revidert av Systemet. Husk at alle maler må tilpasses egen virksomhet for å i møte komme internkontrollforskriften.

Hvordan bruke rutiner i et prosjekt

Dette kan leses om i egen artikkel!