Timeliste

Alt du trenger og vite om hvordan timeliste fungerer.

Timeliste er stedet hvor alt av arbeidstimer, tillegg, godtgjørelser osv registreres av brukerne i GO digital. Timer vises i en tabell som lister opp 50 rader av gangen, med mulighet for å hente frem flere enten ved å skrolle nedover med musepeker eller trykke på link Vis alle timerader. 

Timelisten har en hovedmeny med funksjoner som:

  • Handlingsmeny
    • Godkjend timer
    • Avgodkjend timer
    • Sett timer som fakturerbare
    • Ta vekk fakturerbar status fra timer
    • Slett timer
    • Avvis timer
  • Filter
    • Ansatte
    • Prosjekt
    • Avdeling
    • Oppgaver
    • TImetyper
    • Status
    • Ekstra felter
  • Legg til timer med dagens dato eller en valgfri dato
    • Trykk på Dagens dato for å legge til ny rad med dagens dato
    • Trykk på kalender-symbol for å legge til ny rad for en bestemt dato
  • Vis timer for en bestemt uke eller periode

Timelisten har noen faste og obligatoriske kolonner (kategorier) som må fylles ut når timer skal registreres.

  • Bruker (ansatt)
  • Dato
  • Tid (fra og til klokken)
  • Timetype

Det er også mulig og legge til en rekke andre kategorier via innstillinger som også kan velges når timer registreres.

  • Prosjekter
  • Oppgaver
  • Prosesskoder
  • Avdeling
  • Kommentar
  • Ekstrafelter (3 kategorier som kan definers som man selv vil)

Filter og rapporter kan hente data fra alle disse kategoriene.

Registrering av timer

Start med å legge til en ny rad i tabellen og deretter velg hvilken bruker timene skal registreres mot ved å trykk på feltet i kolonnen for brukere.

Dato settes automatisk og tid velges ved og trykke på fra og til feltene så vil en nedtrekksliste vises med klokkeslett. 

Det er ikke mulig å registrere duplikater slik at en bruker kan maks ha 24 timer i løpet av et døgn.

Prosjekt, avdeling, oppgaver osv settes på link linje som man setter bruker, og ønsker man å fjerne et valg kan man trykke på kryss-symbolet eller velge ikke valgt fra nedtrekkslisten.

Timer settes automatisk basert på fra og til klokkeslett, og settes pause trekkes dette fra time sum.

Alle timer som registreres får automatisk status Ikke vurdert, men timer kan få status godkjent, avvist og overført hvor hver status har sin farge.

Alle timerader må lagres individuelt, og redigeres en timerad må denne også lagres eller man kan trykke på tilbakestill.

Tillegg på timer

Aktiveres tillegg får man muligheten til å legge til tillegg når en timeregistrering gjøres. Et tillegg kan være hva som helst men et eksempel kan være BAS-tillegg.

Når et tillegg legge til så blir det opprettet 2 timerader, 1 for timene og 1 for tillegget hvor antall timer kopiers. På den måten vil brukeren får antall timer x en sum + antall tilleggstimer x en sum.

Det kan legges til flere tillegg samtidig, det vil da bli laget en timerad for hvert tillegg.

Kjøreturer

Kjøreturer kan kobles til en timeregistrering, men dette kan kun gjøres vi mobil app. Når time registreres får man et valg om å legge til en kjøretur eller flere, og man kan da legge til kjøreturer for den dagen man registrere timer.

Når timer deretter lagres vil det bli opprettet egne timerader for kjøreturen basert på hvilke opplysninger som ligger på en kjøretur. Et eksempel kan være:

  • Timerad for KM
  • Timerad for Passasjerer
  • Timerad for Bompenger
  • Timerad for Parkering
  • Timerad for Ventetid (tiden bilen står parkert siden forrige tur)

Maskintimer

Når timer registreres kan det også registreres maskintimer og utstyrstimer. Dette er en tilleggsmodul som må aktivers via innstillinger.

Når man registrerer timer på mobil app kan man få et valg om å legge til maskintimer hvor man velger hvilken maskin og utstyr og angir antall timer.

Det vil ved lagring bli laget egne timerader for maskintimer og utstyr og har man integrasjon vil dette registreres mot produkter som igjen kan overføres til prosjekt for viderefakturering.

Innstillinger

Det er flere ting som kan defineres for hvordan timelisten skal fungere, dette finner man under innstillinger og egne artikler tar for seg dette.

  • Velg standard arbeidstid for system og/eller brukere
  • Velg intervall på klokkeslett og pause
  • Velg hvilke kategorier som skal være tilgjengelig
  • Velg om tillegg skal være aktivt
  • Velg om det skal vises varsel hvis et angitt antall timer overstiges
  • Begrens hvilke timetyper som skal være tilgjengelig
  • Velg om en timetype skal skjules
  • Velg om en timerad skal gi KRONER som resultat fremfor Antall timer
  • Velg om det skal være mulig og registrere maskintimer

Med integrasjon

Har man integrasjon mot et regnskapssystem vil timetyper deles i to kategorier

  • Interne aktiviteter
  • Prosjekt aktiviteter

Det betyr at når en timerad legges til i timelisten får man tilgang til interne aktiviteter hvis prosjekt ikke er satt, men man får tilgang til prosjekt aktiviteter hvis prosjekt er satt.

Når en time blir godkjent vil status bli satt til Overført med fargen lilla som betyr at timer er overført til regnskap. Hvis en time blir grønn med status godkjent betyr dette at timene ikke er overført og timeraden må da avgodkjennes og godkjennes på nytt for å se feilmeldingen som vil vises øverst i høyre hjørne.

 

Typiske feil som kan skje er at timer som overføres blir godkjent fremfor overført og det skylles ofte at prosjekt er avsluttet eller lukket i regnskap, eller at det i etterkant er blitt gjort endringer på hvile timetyper som skal være tilgjengelige.

Hvis en timeliste er godkjent eller lønnsperiode er lukket i regnskap vil timer ikke kunne overføres og en feilmelding vil vises. Da må perioden åpnes i regnskap, timer overføres og perioden deretter lukkes igjen i regnskap. Merk at dette vil ikke påvirke lønn og nye timer vil bli med på neste lønnskjøring.